Que vous soyez avocat, notaire, ou toute autre chose, vous devez faire attention aux documents personnels que vous avez en votre disposition. En effet, il faut savoir que la loi vous impose à détruire ces documents comme il se doit. Si vous ne faites pas le nécessaire, il est possible que ces documents tombent entre de mauvaises mains. Pour vous rassurer, vous pouvez dans ce cas-là faire appel à une société de destruction de documents. Si vous souhaitez en savoir plus à ce sujet, vous pouvez continuer votre lecture. On vous donne de précieux conseils en la matière.
Détruire des documents confidentiels
Quand vous disposez de documents personnels de votre clientèle, vous devez mettre en place un process de destruction. Avant toute chose, l’objectif principal est de protéger l’information privée par destruction. Pour savoir de quels services vous avez besoin, il est important d’avoir une idée précise du volume de documents à détruire, et si vous souhaitez les détruire mensuellement ou annuellement.
Pour que tout se passe bien, il est capital de prendre une société de destruction de documents avec de l’expérience et qui a l’habitude de mener de ce type de missions. Par exemple, il faut savoir que certaines entreprises proposent de venir avec leur camion broyeur. Ainsi, tout est très simple. Il vous suffit de prendre contact avec eux, et de choisir les modalités du contrat. Vous devrez mettre d’accord avec eux pour planifier les interventions de destruction de documents.
En détruisant vos documents, vous pourrez gagner de la place dans votre entreprise, mais ce n’est pas tout. Vous pouvez aussi clairement mettre en conformité votre entreprise sur la protection de données personnelles. D’ailleurs, à ce sujet, il faut savoir que le RGPD est particulièrement strict à ce niveau-là. En effet, contrairement à ce que l’on pourrait penser, les données papiers doivent être détruits avec le plus grand soin comme cela peut être le cas pour les données numériques.
En plus de cela, déléguer la destruction des documents à un prestataire va vous permettre de gagner du temps et de soulager considérablement votre équipe. En effet, si vous le faisiez seul de votre côté, il y a de fortes chances que cela soit une tâche administrative chronophage. Vous l’aurez compris, quand vous décidez de confier votre destruction de documents à une société, elle s’inscrit clairement dans votre gestion documentaire.
Prendre en compte la législation en vigueur
Pour limiter la dispersion d’informations privées, il est indispensable de broyer vos documents dans les règles du RGPD. De cette manière, vous faites le nécessaire pour protéger vos clients. D’ailleurs, il faut savoir qu’en faisant appel à une société de destruction de documents, vous pourrez limiter votre impact environnemental. En effet, selon la société à qui vous faites appel, vos documents vont être recyclés et vous pourrez participer à la reforestation de Madagascar.
La destruction de documents doit s’inscrire dans la stratégie RSE de votre entreprise. En effet, vous pourrez limiter votre empreinte environnementale et atteindre vos objectifs que vous vous étiez fixé.